Na podlagi 9. člena Zakona o zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št. 16/23; v nadaljevanju: ZZPri) direktor LES-MMS d.o.o., Cesta na Bokalce 40, Ljubljana, 1000 Ljubljana, matična št.: 5025648000 izdaja

PRAVILNIK O ZAŠČITI PRIJAVITELJEV KRŠITEV PRAVA IN O VZPOSTAVITI NOTRANJE POTI ZA PRIJAVO PO ZZPri

1. člen

(namen pravilnika)

S tem pravilnikom se ureja sistem za prijavo kršitev, za katere so posamezniki izvedeli v delovnem okolju, in zaščito posameznikov, ki prijavijo ali javno razkrijejo kršitve znotraj pravnega subjekta s katerim je prijavitelj v delovnem ali podobnem razmerju.

V pravilniku so določene obveznosti zavezanca, postopek prejema notranje prijave in njene obravnave, določitev zaupnika znotraj delovnega okolja, ter sistem za zaščito pred povračilnimi ukrepi.

2. člen

(opredelitev zavezanca za vzpostavitev notranje poti za prijavo)

Delodajalec je po Zakonu o zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št. 16/23; v nadaljevanju: ZZPri), zavezan vzpostaviti notranjo pot za prijavo, po kateri ima prijavitelj možnost podati informacijo o kršitvi. Ta obveznost izhaja iz dejstva, da je:

število zaposlenih v družbi dosega oziroma presega število 50;
število zaposlenih v družbi ne dosega števila 50, vendar ima več kot deset zaposlenih ter svojo glavno registrirano dejavnost opravlja na področju zdravstva ali na področjih zbiranja, prečiščevanja in distribucije vode, ravnanja z odplakami, zbiranja in odvoza odpadkov ter ravnanja z njimi, pridobivanja sekundarnih surovin ter na področjih saniranja okolja in drugega ravnanja z odpadki;
so zavezanci vsa ministrstva, upravne enote, vladne službe, javne agencije, Urad predsednika Republike Slovenije, Državno odvetništvo Republike Slovenije, Ustavno sodišče Republike Slovenije, Računsko sodišče Republike Slovenije, Varuh človekovih pravic, Informacijski pooblaščenec, Komisija za preprečevanje korupcije, Državna revizijska komisija in Zagovornik načela enakosti ter samoupravne lokalne skupnosti ne glede na število zaposlenih;
število zaposlenih v družbi ne dosega števila 50, vendar obveznosti vzpostavitve notranje poti za prijavo izhaja iz drugih zakonov, s katerimi se prenašajo akti Evropske unije, ali iz neposredno veljavnih predpisov Evropske unije iz delov I B. in II Priloge Direktive 2019/1937/EU.

3. člen

(zaščitene osebe)

Med zaščitene osebe se po tem pravilniku uvrščajo vse osebe, ki so tako ali drugače pridobile informacije o kršitvah v delovnem okolju. To so poleg zaposlenih pri delodajalcu lahko tudi zunanji sodelavci, nekdanji zaposleni, kandidati za zaposlitev, zaščiteni pa so tudi tisti, ki prijaviteljem pomagajo.

Prepovedano je kaznovanje prijavitelja, npr. odpoved pogodbe o zaposlitvi, onemogočanje ali zadržanje izobraževanja ali strokovnega usposabljanja, poslabšanje delovnih pogojev, in vse druge podobne oblike slabšega obravnavanja kot pred prijavo.

Prijaviteljem se zagotavlja zaščitne in podporne ukrepe iz 20. člena ZZPri, med drugim tudi sodno varstvo in začasne odredbe v primeru povračilnih ukrepov kljub prepovedi po tem pravilniku.

4. člen

(kanali za oddajo prijave)

Vsak zaposleni ima pravico in hkrati dolžnost prijaviti kakršnokoli nespoštovanje zakonodaje, še zlasti pa predpisov, ki se nanašajo na delovno dejavnost organizacije,
Prijave se lahko oddajo preko pošte in sicer pisno na naslov LES-MMS d.o.o., cesta na bokalce 40, 1000 Ljubljana.

5. člen

(postopek in kontakt za sprejem prijav)

Prijavitelj lahko prijavo poda pisno.

Zaupnik izdela natančen zapis prijave in ga prijavitelju pošlje v pregled in podpis, če ta to želi in če opredeli kam naj se pošlje.

6. člen

(imenovanje in določitev nalog zaupnika)

Kot zaupnika za sprejem prijav se imenuje:

Aleksandra Vidačković, kot zaupnik, in Boštjan Berčič, IEPRI, Inštitut za e-poslovanje, regulativo in informatiko, d.o.o.kot namestnik.

Zaupnik sprejema prijave in jih obravnava skladno s 13. členom ZZPri in tem pravilnikom.

Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik ne sme razkriti identitete prijavitelja, razen pod pogoji iz ZZPri. Zaupnik podatke, s katerimi se seznani, uporablja le za namene obravnave prijave in odprave kršitve.

Zaupnik prijavitelju, če ta ni anonimen, poda informacije o zaščiti po ZZPri , o dodatni možnosti zunanje prijave pristojnim organom, ter, če je to potrebno, o ustanovah, organih, uradih in agencijah Evropske unije, ter nevladnih organizacijah, ki delujejo na področju zaščite prijaviteljev.

V primeru, da je prijavitelj deležen povračilnih ukrepov, zaupnik prijavitelju nudi informacije o pravnih možnostih in mu pomaga z zagotovitvijo dokazila o prijavi in postopku, ki bi jih prijavitelj potreboval v nadaljnjih postopkih v zvezi s povračilnimi ukrepi.

Zaupnik sodeluje z organom za zunanjo prijavo, kadar je to potrebno zaradi obravnave prijave.

Zaupnik je po prejemu notranje prijave dolžan le to evidentirati in preizkusiti, če izpolnjuje pogoje za obravnavo, kot jih določa 11. člen ZZPri.

V primeru, da pogoji za obravnavo prijave niso izpolnjeni, lahko na lastno pobudo ukrene, kar je potrebno za odpravo kršitve v delovnem okolju delodajalca. Po lastni presoji lahko tudi odloči, kakšen bo vrstni red obravnave prijav, glede na težo posledice kršitve.

Zaupnik v treh mesecih od prejema prijave prijavitelja obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih, izidu postopka, oziroma o stanju postopka z notranjo prijavo, če postopki za odpravo kršitev po treh mesecih še niso končani.

7. člen

(način imenovanja Zaupnika za notranjo prijavo)

(1) Zavezanci za vzpostavitev notranje poti za prijavo iz drugega do petega odstavka 9. člena ZZPri lahko izmed zaposlenih imenujejo Zaupnika. Postopek za imenovanje Zaupnika začne organizacija z objavo vabila na oglasni deski ali na spletni strani. Vabilo vsebuje:

predlog Zaupnika, ki ga predlaga zakoniti zastopnik organizacije,
informacijo, da lahko vsak zaposleni poda svoj predlog Zaupnika izmed zaposlenih v organizaciji.
obvestilo s pozivom delavcem, da naj organizaciji v roku 15 dni, pisno sporočijo svoj predlog za Zaupnika, podprejo predlaganega Zaupnika navedenega v pozivu, oziroma izrazijo nasprotovanje imenovanju predlaganega Zaupnika
datum, ko je vabilo bilo objavljeno.

(2) Za Zaupnika bo imenovana oseba, ki jo podpira najmanj 20 odstotkov zaposlenih v podjetju. Če je za Zaupnika predlaganih več oseb, ima prednost pri imenovanju tisti kandidat, ki dobi podporo več zaposlenih. V primeru, da 20 odstotkov zaposlenih ne podpira nobene osebe za Zaupnika, bo zakoniti zastopnik organizacije za Zaupnika imenoval osebo, predlagano v povabilu, pod pogojem, da imenovanju predlagane zaupne osebe ne nasprotuje večinski delež zaposlenih.
Zgoraj opisani postopki se ponavljajo vse dokler Zaupnik ni imenovan.

(3) Da bi se prijave obdelale v kar najkrajših rokih, si bo organizacija prizadevala, da bo poleg Zaupnik imenovala tudi njegovega namestnika in administrativno osebje. Namestnika Zaupnika imenuje zakoniti zastopnik organizacije na predlog Zaupnika iz seznama zaposlenih. Namestnik Zaupnika ne more biti oseba, katere imenovanju nasprotuje več kot 20 odstotkov delavcev.
Pred imenovanjem Namestnika Zaupnika se pridobi njeno predhodno pisno soglasje.
Določbe o varstvu, pravicah in dolžnostih Zaupnika se smiselno uporabljajo tudi za Namestnika Zaupnika.

(4) Sklep o imenovanju Zaupnika in njegovega Namestnika mora izdati zakoniti zastopnik organizacije v 8 dneh od poteka roka, navedenega v vabilu za imenovanje Zaupnika.

(5) Podrobnejše naloge, pravice in medsebojne obveznosti Zaupnika in njegovega Namestnika se določijo v sklepu o imenovanju zaupnika za prejem notranje prijave, ki ga podpiše zakoniti zastopnik organizacije.

8. člen

(način odpoklica Zaupnika za notranjo prijavo)

(1) Zaupnik, ki je imenovan na predlog 20 odstotkov delavcev družbe, je lahko razrešen na podlagi odločitve o razrešitvi, ki jo sprejme najmanj 20 odstotkov zaposlenih.

(2) Odločitev iz prvega odstavka tega člena zavezuje zakonitega zastopnika organizacije, da v roku enega meseca od odločitve o razrešitvi razreši imenovanega Zaupnika in imenuje novega. Do odločitve o imenovanju novega Zaupnika opravlja naloge Zaupnika njegov Namestnik, razen če iz okoliščin izhaja, da je treba za Zaupnika začasno imenovati tretjo osebo.

(3) Zakoniti zastopnik organizacije lahko Zaupnika, ki ga je imenoval, odpokliče tudi kadar obstajajo drugi utemeljeni razlogi za prenehanje funkcije Zaupnika ali ko je zahtevo za njen odpoklic vložilo 20 odstotkov delavcev.

(4) Zakoniti zastopnik organizacije mora Zaupnika odpoklicati v primeru preklica soglasja ter v primeru, ko mu preneha delovno razmerje v družbi.

(5) Postopek za imenovanje drugega Zaupnika se prične v 15 dneh od odločitve o razrešitvi iz tretjega in četrtega odstavka tega člena ali ob prenehanju funkcije Zaupnika iz drugega razloga.

(6) Tretjo osebo lahko zakoniti zastopnik organizacije začasno imenuje za Zaupnika v primerih iz 2. in 5. odstavka tega člena brez izvedbe postopka imenovanja, če ne gre za osebo, kateri bi nasprotovalo 20 odstotkov delavcev.

(7) Določbe o razrešitvi Zaupnika iz tega člena se na ustrezen način uporabljajo tudi za njegovega namestnika.

9. člen

(evidenca prijav)

Zaupnik (ali pooblaščeni administrativni uslužbenec) prijavo evidentira v informacijski sistem (npr. dokumentni sistem).

Evidenca prejetih prijav vsebuje naslednje podatke: podatke o prijavitelju, posredniku, povezanih osebah, osebi, ki jo prijava zadeva, in osebah, ki lahko pomagajo pri preiskavi prijavljene kršitve (osebno ime ali psevdonim, poštni naslov, naslov elektronske pošte, telefonsko številko in druge naslove za navezavo stika), gradivo, ki so ga predložile navedene osebe, in gradivo, ki je nastalo v postopku obravnave prijave, vključno z morebitnim posnetkom oziroma zapisom klica ali pogovora.

Podatek o prijavitelju in o povzročitelju kršitve se zabeleži na način, da bo mogoče njegovo kasnejše enostavno brisanje oziroma uničenje. Po poteku petih leti se iz evidence brišejo podatki o prijavitelju in povzročitelju ter vsebina prijave, poročilo vodstvu in evidenčni podatki pa se hranijo (npr.10) let.

Elektronska prijava s prilogami se hrani v informacijskem sistemu, fizična pa v posebni zaklenjeni omari v pisarni obračun plač.

10. člen

(ravnanje z osebnimi podatki)

Osebni podatki, za katere je očitno, da niso potrebni za obravnavo prijave, se ne zbirajo. Če se takšni podatki zberejo pomotoma, se brez nepotrebnega odlašanja izbrišejo.

Prenašanje osebnih podatkov prek telekomunikacijskih sredstev, elektronske pošte ali drugih računalniških medijev izven prostorov družbe mora biti varovano s postopki in ukrepi na način, ki nepooblaščenim preprečuje prilaščanje, uničenje ali nedovoljeno seznanjanje z njihovo vsebino. Prenos osebnih podatkov po elektronski pošti mora biti varovan z geslom za identifikacijo. Vsebina zbirke ali zbirk podatkov, ki se prenašajo po komunikacijskih kanalih, po elektronski pošti ali fizično na računalniških medijih izven prostorov družbe, se mora med prenosom napraviti nečitljiva z ustreznimi standardnimi kriptografskimi metodami.

11. člen

(postopek obravnave notranje prijave)

Zaupnik prijavo preizkusi tako, da preveri, ali so izpolnjene predpostavke iz 5. člena ZZPri.

Kadar predpostavke niso podane, zaupnik prijave ne obravnava, prijavitelju pa v 7 dneh od prejema sporoči, da prijave ne bo sprejel v obravnavo.

Kadar so podane vse predpostavke, zaupnik prijavitelju v 7 dneh od prejema sporoči, da je prijavo sprejel v obravnavo.

Obvestilo se pošlje na naslov ali način, ki ga je navedel prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo.

Kadar je že ob sprejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V takem primeru do prijave, niti do postopka obravnave ne pride.

Zaupnik prijavo pregleda in ugotovi, katera oseba ali notranja organizacijska enota je pristojna za odpravo kršitve, na katero se nanaša prijava. Vodjo pristojne enote seznani z opisom prijavljene kršitve ter svojimi predlogi ukrepov. V obvestilu označi, da gre za obravnavo prijave po ZZPri ter določi rok za povratno informacijo glede izvedenih ali predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper kršitelja.

Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog vodje enote za odpravo kršitve opravi pogovor s prijaviteljem z namenom ugotovitve okoliščin pomembnih za opredelitev in odpravo kršitve.

12. člen

(obveščanje vodstva in letno poročilo)

Zaupnik po podaji povratne informacije prijavitelju oziroma najkasneje v 3 mesecih pripravi poročilo vodstvu. V poročilu opiše prijavljeno kršitev, predlagane in izvedene ukrepe za njeno odpravo in oceni tveganje bodočih kršitev. V poročilu ne sme navesti podatkov o prijavitelju ali kršitelju.

Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorja pripravi poročilo o prijavi že pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.

Zaupnik do 1. februarja za prejšnje leto pripravi osnutek statističnega poročilo z vsebino, ki je skladna s trinajstim odstavkom 9. člena ZZPri.

13. člen

(zunanja prijava v primeru neučinkovitosti notranje prijavne poti)

Prijavitelj lahko poda zunanjo prijavo pristojnemu organu za zunanjo prijavo iz 14. člena ZZPri, če meni, da notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati, ali da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih ukrepov.

Prijavitelj lahko kršitev javno razkrije pod pogoji iz ZZPri.